Aan de slag met heldere communicatie

Ellenlange brieven met ingewikkelde woorden, waar je geen chocola van kunt maken. Nog te vaak begrijpen veel mensen gemeentelijke brieven niet goed. Vooral laaggeletterden hebben last van slechte communicatie door de gemeente. In de aanpak van laaggeletterdheid is het daarom belangrijk om als gemeente oog te hebben voor heldere communicatie.  Maar hoe zorg je voor draagvlak en hoe implementeer je dit in de organisatie? Onze adviseur Mariska legt in een aantal stappen uit hoe je hier als gemeente mee aan de slag kunt gaan. 

Zorg voor een urgentie, draagvlak en randvoorwaarden

Urgentie is een belangrijke voorwaarde om aan de slag te gaan met heldere communicatie. Aanleiding kan bijvoorbeeld een inwonerstevredenheidsonderzoek zijn, maar ook de wens tot een andere communicatiestrategie of een motie vanuit de raad. Belangrijk is om op bestuurlijk en managementniveau draagvlak te hebben en te zorgen voor de juiste randvoorwaarden. Naast middelen, dienen medewerkers voldoende tijd en ruimte te krijgen om met dit thema aan de slag te gaan. Kijk daarbij breed welke afdelingen actief betrokken moeten worden en spreek af wie in de lead is. Denk bijvoorbeeld aan communicatie, publiekszaken en de beleidsadviseur laaggeletterdheid.

Alle medewerkers aan de heldere communicatie! 

Een training helder communiceren helpt medewerkers om bewust te worden van het belang van heldere communicatie en hun eigen communicatiestijl. Heldere communicatie gaat verder dan het in eenvoudig taalgebruik communiceren. Het belangrijkste is dat je de taal spreekt van de mensen voor wie de informatie bedoeld is. Dit heeft betrekking op alle medewerkers. Want ook jij als adviseur mailt bijvoorbeeld geregeld met collega’s, schrijft stukken aan de raad of doet misschien een oproep aan jongeren om in gesprek te raken over het jongerenbeleid.

Neem de communicatie onder de loep en betrek inwoners en ervaringsdeskundigen

Een training heldere communicatie leidt vaak tot het herzien van (gestandaardiseerde) brieven. Maar houdt in gedachten dat communicatie veel breder gaat dan schriftelijke communicatie. Denk bijvoorbeeld ook aan informatie die te vinden is aan de balie, op de website of via sociale media. Om de gemeentelijke communicatie onder de loep te nemen, is het van meerwaarde om inwoners of ervaringsdeskundigen te betrekken. Vraag bijvoorbeeld mensen in de wachtruimte van het stadhuis om hun ervaring of online feedback.  Of benader ervaringsdeskundigen. Dit zijn mensen die laaggeletterd zijn of waren. Vaak is het verrassend om bij hen na te gaan hoe zij een boodschap interpreteren en met welke woorden ze wel of geen moeite hebben. Stichting Lezen en Schrijven biedt hierin vanuit het Rijk ondersteuning aan gemeenten.

Zorg ervoor dat heldere communicatie binnen de organisatie geborgd blijft

Ondanks dat gemeenten heldere communicatie belangrijk vinden, laat de praktijk vaak zien dat het onderwerp onvoldoende aandacht krijgt. Of er wordt enthousiast begonnen aan het proces, waarna de urgentie daalt. Hoe zorg je dat de urgentie binnen de organisatie beklijft?  Een belangrijke tip is om medewerkers op te leiden als taalcoaches  binnen de organisatie. Het liefst een taalcoach per afdeling. Taalcoaches kunnen collega’s advies geven en houden zo de urgentie van heldere communicatie hoog. Daarnaast is het goed om het onderwerp regelmatig onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld door eens in de zoveel tijd een nieuwsbrief met tips over heldere communicatie en ervaringen van inwoners rond te sturen of door hier aandacht voor te vragen in een werkoverleg.

Tot slot, vijf tips and tricks voor heldere communicatie:

  1. Denk na over hoe je wilt communiceren.  Bijvoorbeeld over hoe je jongeren kan benaderen om mee te denken over het beleid. Een brief is hiervoor niet altijd het meeste geschikte communicatiemiddel.
  2. Zorg ervoor dat in teksten de belangrijkste boodschap vooraan staat. Zo weet de lezer direct waar het in je tekst om draait.
  3. Gebruik kernzinnen als tussenkop. Dit helpt de lezer om je tekst goed te begrijpen of bepaalde informatie snel (terug) te vinden.
  4. Schrijf actief en zet wat vaker een punt. Bij lange zinnen raak je de lezer kwijt.
  5. Pas je taalgebruik aan aan de doelgroep. Vermijd ambtelijke woorden als doorontwikkelen, uitrollen, beleid, geagendeerd, gemeentelijke verordening en stakeholders.

Wil je meer tips over heldere communicatie of lijkt het je handig als Mariska eens meekijkt naar die van jouw organisatie? Neem dan contact met haar op via [email protected].

Deel dit Bericht:

Meer artikelen.