Het coronavirus heeft de wereld op zijn kop gezet. Dat raakt ook de gemeentelijke dienstverlening in het sociaal domein. In deze artikelenreeks laten de adviseurs van Transitiepartners zien welke effecten van corona zij tegenkomen in hun dagelijkse werk, welke kansen zij zien en welke tips ze voor jou hebben.
Deze keer: corona en contractmanagement. Melle Wijma (regiomanager West-Brabant-Oost) en Max Gijtenbeek (contractmanager Veenendaal) over overzicht en regie houden tijdens de coronacrisis.
Crisis! En nu?
De coronacrisis zet direct de ondersteuning van zorgaanbieder onder druk: klantcontact op afstand, afgelaste groepsacitiviteiten en verhoogd ziekteverzuim. Dat stelt aanbieders voor de uitdaging om passende ondersteuning te blijven leveren in veranderende omstandigheden.
Wat is in deze crisis de rol van de contractmanager? Volgens contractmanagers Max en Melle is de eerste stap: overzicht krijgen. Hierbij zijn twee aspecten van belang. Welke zorgaanbieders kunnen de noodzakelijke zorg niet meer bieden en wat gebeurt er met cliënten die zij (tijdelijk) niet kunnen ondersteunen. Melle: “Door zorgaanbieders in een duidelijke matrix in te delen houd ik het overzicht om regie te kunnen voeren. De matrix ordent aanbieders in de mate waarin ondersteuning door kan gaan: regulier, afwijkend, beheersing en escalatie. De indeling is belangrijk om zicht te houden op aanbieders die essentieel zijn voor de zorgcontinuïteit. De matrix is inmiddels overgenomen door allerlei andere gemeenten.” Meer informatie kun je hier vinden.
De tweede stap is het inventariseren van de meest kwetsbare doelgroepen aan de hand van beschikbare zorgdata. Deze informatie is essentieel om passende alternatieve zorg aan te bieden. Als contractmanager denk je mee met aanbieders om zorg mogelijk te maken buiten contractuele afspraken. “Je fungeert als de oren van zorgaanbieders en probeert dat te vertalen naar gemeentelijke structuren. Een flexibele houding past bij deze tijd”, aldus Max
De derde stap is het borgen van continuïteit. Komen zorgaanbieders financieel in de knel als zij (tijdelijk) geen zorg kunnen leveren? Melle: “Door data over zorggebruik en financiën van aanbieders te vergelijken krijg je inzicht in de financiële positie van aanbieders en welke aanbieders mogelijk in zwaar weer komen.”
Veranderde rol
Vóór corona managede Max het contract binnen de afgesproken kaders, maar corona vraagt om flexibiliteit. Het is nodig om buiten de kaders te treden, “met een stoepkrijtje in de hand om het nieuwe kader te tekenen”, aldus Max. Want het is belangrijk om nu al na te denken over de rechtmatigheid van de acties die je inzet. “Wat betekent dit voor de accountant en hoe blijft het rechtmatig?” Tegelijkertijd blijft de taak van contractmanagers in essentie hetzelfde: partijen verbinden en overzicht houden. Max: “Daarmee zorg je voor rust in crisistijd.”
Kansen en bedreigingen
Door deze crisis komt nog meer druk op het zorgsysteem. Dit brengt risico’s met zich mee, waardoor het zorglandschap kan veranderen. Nu al is een stijging van faillissementen bij zorgaanbieders zichtbaar. Deze tijd biedt natuurlijk ook kansen. Niet alleen vanwege zorginnovaties, zoals digitale hulpverlening, die nu versneld worden. Maar ook door de toenemende noodzaak voor integrale samenwerking. Melle: “We zijn in het sociaal domein nog teveel gericht op aparte doelgroepen. Deze doelgroepen zitten nu letterlijk de hele dag samen in één huis. Dat vraagt om een integrale aanpak voor alle doelgroepen in één huishouden, in plaats van gescheiden dienstverlening. Deze integraliteit moet nu in versneld tempo ontwikkeld worden.”
Tips voor contractmanagers
- Krijg en behoud overzicht: wat betekent deze crisis zorginhoudelijk en financieel voor elke zorgaanbieder? Houd op basis daarvan contact met de zorgaanbieders.
- Beleg taken en verantwoordelijkheden: verdeel verantwoordelijkheden en zorg dat informatie integraal beschikbaar is. Want in een crisis komt het aan op snelle beschikbaarheid van de juiste informatie.
- Kijk vooruit: wat zijn de mogelijkheden van nieuwe vormen van dienstverlening en wat betekent dit voor rechtmatigheid?
Wil je meer tips of iemand die even meedenkt met je contractmanagement? Neem vrijblijvend contact op met Max Gijtenbeek of Melle Wijma.
