Het coronavirus heeft de wereld op zijn kop gezet. Dat raakt ook de gemeentelijke dienstverlening in het sociaal domein. In deze artikelenreeks laten de adviseurs van Transitiepartners zien welke effecten van corona zij tegenkomen in hun dagelijkse werk, welke kansen zij zien en welke tips ze voor jou hebben.
Deze week: corona en data-analyse. Joep Buskens (data-analist West-Brabant-Oost) en Rik de Gier (data-analist Heerhugowaard) over de meerwaarde van objectieve data tijdens de coronacrisis.
Crisis! En nu?
Corona zorgde in de eerste weken voor veel verwarring en chaos. Data helpt om overzicht te bewaren. Daarom maakte Joep met Melle Wijma een overzicht van de gecontracteerde aanbieders: wie zijn de belangrijkste partners, welke risico’s lopen aanbieders, wat is de omvang en wat is de contractwaarde? “Met deze combinatie van data-analyse en contractmanagement hielden we overzicht in een verwarrende situatie en konden we snel handelen”, zegt Joep. “Gemeente hebben veel data en juist in een crisis heb je die data nodig om goede stappen te zetten.” Op basis van deze data maakte Joep een overzichtelijk dashboard, waar contractmanagers en beleidsadviseurs gemakkelijk informatie kunnen vinden. “Kale data zegt vaak te weinig. De data-analyse biedt overzichtelijk antwoord op ad hoc vragen, zodat je snel weer verder kunt.” Joep merkte dat het dashboard leidde tot verdiepende vragen, specifiek voor bepaalde aanbieders. Vragen als: hoe staat een aanbieder er financieel voor? Hoe groot is deze aanbieder landelijk? Zodra een vraag voor meerdere aanbieders relevant kon zijn, voegde hij die informatie toe aan het dashboard. Zo blijft het dashboard antwoorden bieden op vragen die in deze fase van de crisis relevant zijn en helpt data ook om scenario’s voor te bereiden voor als de maatregelen versoepelen. “Kunnen we bijvoorbeeld meer instroom verwachten? Daar kunnen we vast een analyse op doen”, zegt Joep.
Veranderde rol
Door corona is de rol van data-analisten in wezen niet veranderd, maar de veranderde context maakt wel dat je anders met je werk bezig bent. Data-analisten zijn vaak bezig met het analyseren van data voor reguliere besluitvormingsprocedures of met het opzetten van dashboards om data eenvoudiger te raadplegen. In de praktijk komen echter veel ad hoc vragen tussendoor, waardoor de reguliere planning soms onder druk komt door de waan van de dag. In tijden van corona is dat niet anders. Voor Rik betekent dat hij meer toe komt aan zijn opdracht voor het inrichten van een dashboard, omdat de corona-gerelateerde vragen meer bij de centrumgemeente worden afgehandeld, waardoor hij beter toekomt aan het dieper analyseren van data. “Er is meer tijd voor kwalitatieve verbeterslagen”, geeft Rik aan. Voor Joep zijn de vragen naar data-analyses door corona toegenomen. Hij merkt dat data veel nadrukkelijker dan voorheen wordt ingezet in het contact met aanbieders. “Gemeenten hebben nu veel vragen en willen data gebruiken om die vragen objectief te beantwoorden. Data leeft nu meer”, stelt Joep.
Kansen en bedreigingen
Deze tijd biedt de kans om de meerwaarde van data-analyse te laten zien. “Gemeenten benoemen altijd datagedreven werken, maar vaak is het werken met data nog niet zo sterk ontwikkeld. Data ligt (nog) niet aan de basis van beleid en bedrijfsvoering.” merkt Rik. Terwijl gemeenten veel data beschikbaar hebben waarmee ze grip kunnen uitoefenen. Juist in een crisis is objectieve informatie cruciaal. “Het risico is om nu te snel mee te gaan in het verhaal van aanbieders, die bijvoorbeeld verzoeken om een voorschot omdat ze het financieel moeilijk hebben. Als gemeente is het jouw rol om objectief te beoordelen of de situatie vraagt om dergelijke maatregelen. En dat kunnen gemeenten met data-analyse”, stelt Joep. “Data moet de basis zijn van wat je doet: contractmanagement, bedrijfsvoering, beleid, alles”, benadrukt Rik.
Tips voor contractmanagers
- Gebruik de beschikbare data om objectief keuzes te maken. En maak data relatief eenvoudig toegankelijk voor anderen.
- Denk mee en denk vooruit. Wat is de vraag achter de vraag? Welke vragen zijn te verwachten en kunnen beantwoord worden met data-analyse?
- Speel met data en laat anderen spelen met data. Gebruik deze tijd om kwalitatieve slagen te maken en de meerwaarde van data onder de aandacht te brengen.
Wil je ook data-analyse inzetten in deze coronatijd, maar kunt je daar wel wat ondersteuning bij gebruiken? Neem gerust contact op met Joep of Rik.
