Het coronavirus heeft de wereld op zijn kop gezet. Dat raakt ook de gemeentelijke dienstverlening in het sociaal domein. In deze artikelenreeks laten de adviseurs van Transitiepartners zien welke effecten van corona zij tegenkomen in hun dagelijkse werk, welke kansen zij zien en welke tips ze voor jou hebben.
Deze week: corona en teammanagement. Bianca Terpstra (teamcoördinator sociaal beleid Veenendaal) over het management van taken en mensen tijdens de coronacrisis.
Crisis! En nu?
De effecten van de coronamaatregelen zijn op alle terreinen van het sociaal domein voelbaar: van het bieden van zorg en onderwijs tot sport en cultuur. Dat vraagt om grote inzet van beleidsadviseurs, maar ook om gemeentebrede besluitvorming. “Want de beleidsmedewerkers zitten goed in de inhoud, maar moeten kunnen opschalen voor besluitvorming” stelt Bianca. In de eerste week is direct een gemeentelijk crisisteam gestart, onder leiding van de burgemeester en bevoegd om snel besluiten te nemen. De eerste besluiten werden gevraagd voor onderwijs en kinderopvang over noodopvang en sluiting. Vervolgens kwamen vragen van zorgaanbieders over de continuïteit van zorg, gevolgd door de sport- en cultuursector.
Dat vraagt om een teamleider die een goed overzicht heeft van taken, mensen en bestuurders en die aanvoelt waar inhoudelijk prioriteiten liggen. Op veel terreinen moet snel geschakeld kunnen worden met partnerorganisaties in het lokale veld. Op andere terreinen valt werk tijdelijk weg. “Dat vraagt om het herverdelen van werk en mensen” ziet Bianca. Een uitdaging als je tegelijkertijd minder direct zicht hebt op het werk dat wordt gedaan en veel zaken inhoudelijk onzeker zijn. “Compensatieregelingen van het Rijk zijn nog niet uitgewerkt, je weet niet hoe de zorgvraag gaat veranderen en hoe organisaties hier op inspelen. Daarbij is het voor iedereen onduidelijk hoe lang het duurt, hoe de toekomst eruit ziet en wat de effecten gaan zijn van maatregelen van het Rijk.”
Veranderde rol
Kijk niet alleen naar de taken, maar ook naar de medewerkers. Juist in deze onzekere tijd, waar iedereen anders op reageert. “Je ziet grote verschillen: sommige collega’s pakken door, anderen worden meer onzeker en wachten af. Op de werkvloer heeft normaal iedereen wel zijn maatje om steun bij te zoeken, nu die wegvalt krijgen mensen het gevoel er alleen voor te staan.” merkt Bianca. Het thuiswerken vraagt ook om een andere houding en discipline. “Je hebt medewerkers die zich erg verantwoordelijk voelen en daardoor teveel werken. Je hebt ook medewerkers die zich erg eenzaam voelen of in een complexe thuissituatie zitten. Juist nu is persoonlijk contact met je medewerkers extra noodzakelijk.” Bianca vindt het belangrijk om mensen ruimte te bieden en in de gaten te houden hoe ze omgaan met deze nieuwe situatie. Door zoveel mogelijk te bellen in plaats van mailen probeert Bianca aan te voelen wat iedereen nodig heeft. Maar ook ontspanning in een team-appgroep, delen van lief en leed tijdens een videobijeenkomst en niet te vergeten dat kaartje met een persoonlijk geschreven boodschap zijn belangrijk. “Vooral op dat kaartje zijn veel hartverwarmende reacties gekomen.” aldus Bianca.
Kansen en bedreigingen
Het is bijzonder om te zien hoeveel mogelijkheden het digitaal werken biedt. Waar veel mensen voorheen beren op de weg zagen, is iedereen nu noodgedwongen aan het videovergaderen en online samenwerken. En dat werkt eigenlijk heel goed. Er is geen reistijd voor regionale overleggen, vergaderingen duren korter en er kan samen aan stukken worden gewerkt. “Het gevaar bestaat dat we straks deze manier van werken weer loslaten en terugvallen op de oude werkwijze. Ik zou niet willen zeggen dat we alles digitaal moeten doen maar de kunst is wel om hiervan zoveel mogelijk vast te houden en de meerwaarde te onderkennen.” roept Bianca op.
Tips voor teammanagers
- Geef medewerkers vertrouwen en ruimte. Faciliteer ze in hun werkzaamheden en houd oog voor de thuissituatie. Vraag door naar wat ze echt nodig hebben.
- Blijf prioriteiten benoemen. Naar medewerkers, de organisatie en bestuurders. Wees ook eerlijk en transparant in wat niet kan.
- Communiceer op verschillende manieren. Mail is handig, maar (video)bel ook vaak met mensen.
- Houd ook je eigen zaag scherp: spar met collega teammanagers, blijf bewegen en zoek eventueel een maatje of coach om je eigen verhaal kwijt te kunnen.
Wil je meer tips of even sparren? Neem dan contact op met Bianca.
