Uitvraag van output gefinancierde zorg binnen de Wmo: handvatten uit de praktijk

Door Rob van Lieshout 

Veel gemeenten die met een model van output gefinancierde zorg werken, hebben beperkt inzicht in de frequentie en de intensiteit van de zorg die geleverd wordt binnen een bepaald arrangement. Om dit inzicht te vergroten kun je een uitvraag doen bij aanbieders. Transitiepartners begeleidt gemeenten bij het doen van uitvragen. In dit artikel delen we zes belangrijke lessen uit de praktijk.

1. Bepaal duidelijk het doel van de uitvraag

Overleg met de verschillende teams (inkoop, beleid, contractmanagement) wat het doel is van de uitvraag. Bekijk welke informatie al beschikbaar is en welke gegevens nog opgehaald moeten worden. Een uitvraag doen kost tijd. Let erop dat je in één keer alle informatie ophaalt die je nodig hebt, zodat de administratieve lasten voor zowel zorgaanbieders als gemeenten beperkt blijft.

2. Maak je uitvraag specifiek, meetbaar en eenduidig

Voor aanbieders moet het eenvoudig zijn om de uitvraag in te vullen. Stel daarom eenduidige vragen op en licht deze goed toe in. Zo bespaar je de aanbieders en jezelf veel tijd!

3. Maak beslissingen samen met aanbieders

Een uitvraag biedt ook aanbieders extra inzicht in hun bedrijfsvoering. De uitvraag moet dan wel aansluiten bij de systemen van de aanbieders. Let erop dat informatie rechtstreeks uit de systemen kan worden ingevoerd, zodat aanbieders zo min mogelijk handmatig hoeven aan te passen. Dit bevordert ook de betrouwbaarheid van de uitvraag. Stem dit van tevoren af met aanbieders. 

Het invullen van een uitvraag kost tijd voor een aanbieder. Zeker bij een controle door de accountant is het fijn om ruim vooraf te weten wanneer de uitvraag plaatsvindt. Spreek een duidelijk tijdspad af, zorg dat aanbieders tijd hebben om vragen te stellen en stel een duidelijke deadline. Werk toe naar een gesprek. Aanbieders hebben vaak goede suggesties voor het efficiënt en betrouwbaar inwinnen van informatie uit hun systemen.

4. Leg taken en verantwoordelijkheden vast

Het doen van een uitvraag is ook een logistieke onderneming. Zorg daarom dat de verantwoordelijkheden rondom de uitvraag duidelijk belegd zijn binnen het team. Wie houdt bij welke aanbieders hebben aangeleverd? Wie belt aanbieders die nog moeten aanleveren? Wat zijn de processtappen als een aanbieder niet levert? Wie heeft tijd voor analyses als de data wordt aangeleverd? Beleg deze taken van tevoren bij het contractmanagement en ruim hier voldoende tijd voor in. Een strak ingericht proces met een duidelijke eindverantwoordelijke zorgt voor meer informatie en snellere resultaten.

5. Let op privacy

Let op dat de privacy van cliënten is gewaarborgd. Bijvoorbeeld door geen specifieke adresgegevens uit te vragen, BSNs onherleidbaar te laten versleutelen en een veilige verbinding voor alle communicatie rondom de aanlevering te regelen.

6. Bereid de data-analyse voor

Zorg dat is nagedacht welke analyses moeten worden uitgevoerd. Welke informatie helpt je bij het maken van beslissingen? Met behulp van welk instrument ga je de data inzichtelijk maken? Voldoet het instrument aan alle wettelijke eisen? Wie gaat de data analyseren? Beschik je over een data-analist in de eigen gemeente of huur je hiervoor een expert in? Betrek de analist ook al bij het opstellen van de uitvraag, zodat deze weet wat de bedoeling is en op welke manier de informatie geduid moet gaan worden. Duidelijkheid vooraf zorgt voor een snelle verwerking en resultaten!

Heb je vragen over het doen van een uitvraag? Ben je op zoek naar een goed format of naar ondersteuning bij het uitwerken van de uitvraag? Neem contact met op Rob van Lieshout en wij helpen je verder!

Dit artikel is de laatste in een reeks van vier. Wil je de andere drie lezen? Kijk dan hier

 

rob, medewerker transitiepartners

Rob van Lieshout

Telefoon: 06 457 426 54
E-mail : r.vanlieshout@transitiepartners.nl