TransitiePartners is in meerdere gemeenten en regio’s betrokken bij inkooptrajecten en kostprijsonderzoeken. Goede en zorgvuldig opgestelde productomschrijvingen zijn hierin van belang. Joep ziet nog wel wat verbetermogelijkheden die hij in dit artikel toelicht.

Wat is het belang van goede productomschrijvingen?
Bij de inkoop en toekenning van zorg wordt door gemeenten gebruik gemaakt van productomschrijvingen. Hierin is omschreven welke eisen en kenmerken de producten hebben. Bijvoorbeeld het vereiste functieniveau van de hulpverleners of de vergoeding van maaltijden. Deze omschrijvingen worden voor meerdere doeleinden gebruikt.

Allereerst zijn productomschrijvingen de basis voor het inkoopproces. Gedurende het proces zijn de productomschrijvingen de leidraad bij de kostprijsonderzoeken. Op basis van de omschrijvingen wordt het tarief van een product vastgesteld. Daarnaast zijn er na afloop van het inkoopproces ook meerdere partijen van afhankelijk. Denk hierbij aan de toegang die de productomschrijvingen gebruikt bij het toewijzen van zorg op basis van de zorgbehoefte van een cliënt. Maar ook contractmanagement voert overleg met de zorgaanbieders over de kwaliteit van de geleverde zorg op basis van de productomschrijvingen en de opgenomen eisen. Tenslotte gebruiken de zorgaanbieders zelf de productomschrijvingen ook om te behalen doelen en resultaten vast te leggen. Dit kan zowel intern zijn als in overleggen met de cliënt en gemeente, of om de juiste medewerkers te betrekken bij de levering van de zorg.

Wie betrek je bij het opstellen van productomschrijvingen?
Mijn ervaring in de praktijk is dat gemeenten vaker het belang van zorgvuldige en duidelijke productomschrijvingen onderschatten. Ze houden er geen rekening mee dat na afloop van het inkoopproces nog steeds meerdere partijen afhankelijk zijn van deze productomschrijvingen. Ook worden niet altijd de juiste of alle stakeholders betrokken bij het opstellen van de productomschrijvingen. Ik merk dat aanbieders vaker worden gepasseerd bij het leveren van input op de dienstomschrijvingen. Dit is wel van belang: enerzijds om te toetsen of de opgestelde eisen, doelen en resultaten realistisch zijn en in lijn met het zorglandschap en anderzijds om de kwaliteit van zorg op basis van inhoud te verbeteren. Een andere partij die waardevolle input kan leveren zijn toegangsmedewerkers.  Ook zij  worden vaak niet betrokken, terwijl zij juist ervaringen mee kunnen brengen bij het toewijzen van zorg en zo ook de hiaten in het productaanbod kunnen benoemen. Verder zie ik ook diverse gemeenten die moeite hebben met het scherp krijgen welke onderdelen en elementen opgenomen dienen te worden in een productomschrijving. En ook wanneer dit wel bekend is, worden productomschrijvingen vaak onnodig lang gemaakt.

Welke onderdelen bevat een goede productomschrijving
TransitiePartners heeft vanuit opgedane ervaring een format opgesteld dat als voorbeeld kan dienen voor gemeenten bij het opstellen en aanscherpen van de productomschrijvingen. De belangrijkste onderdelen die hierin genoemd staan zijn:

• Omschrijving van het product: wat voor soort hulp/zorg dient er geboden te worden. Is het een individueel of groepsproduct? Betreft het ambulante hulp of verblijf?
• Doelgroep: Voor wie is de hulp? De nadruk ligt op de hulpvraag en problematiek van de cliënt, niet op diagnoses.
• Resultaten: Wat moet bereikt zijn als, of voordat, de hulp kan stoppen? Wat is het doel van de hulp?
• Product specifieke eisen: Wat is het verwachte functie- en opleidingsprofiel van de medewerkers die de zorg bieden? Wie is er verantwoordelijk en biedt de directe begeleiding en/of behandeling? Is er ook nog een supervisor of regiebehandelaar betrokken?

Het is van belang dat je als gemeente een eerste aanzet doet tot het opstellen van productomschrijvingen. Je bepaalt gedurende het inkoopproces welke producten je wenst in te kopen en welke eisen/verwachtingen je hieraan wilt verbinden. Het uitgangspunt hierbij is dat er voldoende aanbod is voor de verschillende zorgbehoeften en hulpvragen binnen de gemeente of regio.

Welk doel dienen productomschrijvingen na het inkoopproces?
Productomschrijvingen spelen ook een rol bij de toewijzing, levering en kwaliteit van zorg. Daarom is het van belang dat je als gemeente weet wat je inkoopt. Bij het vaststellen is het essentieel dat beleid, toegang, contractmanagement en zorgaanbieders betrokken zijn, zodat alle betrokken partijen ook gehoord worden en de stukken kunnen toetsen. Ik ben van mening dat het van belang is om zowel gemeenten als zorgaanbieders erbij te betrekken, omdat beiden een rol spelen in het helpen bij de zorgbehoefte en hulpvraag van de cliënt. Een goede en zorgvuldig opgestelde productomschrijving vormt hiervoor de basis.

Ben jij momenteel bezig met een inkooptraject of op zoek naar een bureau dat kan ondersteunen bij kostprijsonderzoeken? Of heeft dit artikel je interesse gewekt en ben je geïnteresseerd naar ons format voor een productomschrijving? Neem dan contact op met onze adviseur Joep Buskens.